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個人情報保護方針について

個人情報の大量流出や目的外利用など、個人情報が不適切な取扱いから個人を守るため、「個人情報の保護に関する法律」が平成17年4月1日から全面的に施行されることになっております。5,000人(件)を超える個人情報を持つ企業が対象で、LPガス販売事業者も含まれます。違反した場合には、罰則が化せられますが、それ以上に信頼失墜という大きな経営リスクを伴います。

また、5,000人(件)未満の個人情報を持つ事業者の場合であっても、個人情報保護法の適用は受けませんが民法・刑法の適用は受けることとなりますので、是非法律を遵守して下さい。

この度、(社)日本エルピーガス連合会も経済産業省から業界ガイドラインの策定等の要請を受け、個人情報保護に関する取り組みを行い、「LPガス販売事業の個人情報保護に関するガイドライン」をとりまとめました。

LPガス販売事業者は、お客様の住所、氏名、電話番号、保安情報、設置機器等のさまざまな個人情報を所有しています。それが不正に流用されたり、プライバシーが侵害されたりすることのないようにするための指針として作成したものです。

また、このガイドラインは全てのLPガス販売事業者が対象として示されており、LPガス業界の関連企業としての卸業者、配送センター、工事会社、保安機関等はその委託先として位置づけています。

個人情報保護に関するガイドラインの概要

Ⅰ 個人情報の利用・取得等の取扱いと利用目的の特定

1.個人情報を取り扱う際、利用目的をできる限り特定しなければならない

 良い例  、「ガス漏れ時の緊急時に対応する目的で保安の専門の機関に登録するために利用」

2.個人情報を偽りなどにより取得してはならない

3.個人情報を取得する場合は、あらかじめ利用目的を公表していることが望ましい。公表していない場合は本人に利用目的を通知又は公表しなければならない

4.あらかじめ本人の同意を得ないで、個人情報取得時に特定した利用目的の達成に必要な範囲を超えて、個人情報を取り扱ってはならない

 悪い例   LPガスを供給することを利用目的として得たお客様の情報をもとに、ガス器具の販売促進のためのダイレクトメールを送る。

5.書面で本人から直接個人情報を取得する場合は、あらかじめ利用目的を明示しなければならない

・平成17年4月1日前に取得した個人情報についてはインターネットに利用目的を掲載することや、店頭に掲示する等により、利用目的を通知又は公表する必要がある。

6.個人情報の利用目的を変更した場合は、変更された利用目的について、本人に通知又は公表しなければならない

・利用目的の変更が「個人情報取得時に特定した利用目的の達成に必要な範囲を超える」場合は、あらかじめ本人の同意を得る必要があります。

Ⅱ 個人データの適正・安全な管理の徹底

1.利用目的の達成に必要な範囲内で、個人データを正確かつ最新の内容に保つよう努めなければならない

2.個人データの安全管理のために、必要かつ適切な措置を講じなければならない

・個人データを安全に管理するため、組織的、人的、物理的及び技術的に安全に管理できる措置を講じることが必要です。

・具体的には、内部規程・マニュアルの作成、従業員教育等が考えられます。

3.個人データの安全管理のため安全管理等の従業員の教育、定期的な確認をさせるなどの従業員の適切な監督を行わなければならない

4.個人データの安全管理のため委託先の適切な監督を行わなければならない

・LPガス販売事業者が個人データの取扱いを委託する相手としては卸業者、保安機関、配送業者、工事事業者、集中監視センター、計算センター、システム管理先等が考えられますが、どこに委託した場合でもLPガス販売事業者に監督する責任があります。

・「必要かつ適切な監督」とは次の場合が考えられ、再委託先に問題が生じた場合は、元の委託者が責任を負うことがあります。

①委託契約書に安全管理に関する規定があること。

②定期的に安全管理について確認すること。

③再委託する場合はその規定を設けること。

Ⅲ 個人データの第三者提供のルール

1.あらかじめ本人の同意を得ないで、個人データを第三者に提供してはならない

・LPガス販売事業者がLPガスを供給するために、卸業者、保安機関、配送業者、工事事業者、集中監視センター、計算センター、システム管理先等に個人情報を提供する場合はここでいう第三者提供に該当しません。(しかしながら「委託先」に該当するため、必要かつ適切な監督を行なう必要があります。)

以上

Ⅳ 開示・訂正・利用停止等の求めへの対応

1.保有している個人データに関し、次の事項について、本人の知り得る状態に置かなければならない(平成17年4月1日前に取得した個人データも同じ)

(1)LPガス販売事業者の氏名又は名称

(2)すべての保有個人データの利用目的

(3)保有個人データの開示、訂正等、利用停止等の手続及びその手数料

(4)LPガス販売事業者が行う保有個人データの取扱いに関する苦情の申出先

2.本人から個人情報のデータの開示を求められたときは、原則として書面により開示しなければならない

3.保有している個人データについて、本人から自己の情報に関して事実でないという理由で訂正等を求められたときは、遅滞なく、その旨を通知しなければならない

4.本人から利用停止等を求められた場合で理由があることが判明したときには、本人に利用停止の有無等を通知しなければならない

Ⅴ 苦情処理

1. 個人情報の取扱いに関する苦情の適切かつ迅速な処理に努めなければならない

・予想される問い合わせ、苦情としては、次のことが予想されます。

① ダイレクトメールがきたが、どこから入手したのか、

② 自分の情報をどれだけ持っているのか、

③自分の情報を何処に提供したのか。

また、個人情報ガイドラインのQ&A・社内マニュアル(参考例)も作成いたしております。Q&Aをご希望の方は、下のアイコンよりダウンロードしてください。社内マニュアル(参考例)のデータをご希望の方は、お手数ですが協会までご連絡下さい。

個人情報ガイドラインに対するお問い合わせは、協会までご連絡下さい。

個人情報保護法の施行に伴い早急に対応して頂きたいこと

LPガス販売業者が4月1日又はそれ以前に対応して頂きたいのは、まず個人情報の保護に関する法律第15条の利用目的の特定です。

個人情報の保護に関する法律では、個人(お客様)の氏名・住所・電話番号・取引金融機関の口座名(自動引落の場合)ガス機器の種類などは個人情報として扱われます。その為、個人情報を取り扱う際は、できる限りその利用目的を特定する必要があります。

現在新しいお客様に対しては、液石法第14条に基づく通知書の内容を説明し、署名・捺印をお願いされていると思いますが、今後は併せて必ずお客様に個人情報の利用目的を説明し、お客様の同意を得なければその情報を利用できなくなります。また、利用目的を変更する場合にも、事前にお客様に説明し同意を得る必要があります。

現在使用されている協会作成の「液石法第14条に基づく通知書」には、個人情報の利用目的に関する文言が含まれておりません。従って液石法第14条に基づく通知書に「個人情報の利用目的」を書面にて添付し、お客様の同意を得ていただきますようお願いします。

なお、「個人情報の利用目的」の例を作成いたしまたので、ご希望の方はダウンロードしてご活用下さい。

  ご案内  

LPガス販売事業者賠償責任保険では、平成17年度更新時から個人情報保護に関する特約を追加することとなっております。詳細つきましては、決まり次第お知らせいたします。

関係資料を掲載しているホームページ等

1.内閣府

http://www5.cao.go.jp/seikatsu/kojin/index.html

法律・政令条文、解説等

2.首相官邸

http://www.kantei.go.jp/jp/it/privacy/houseika/hourituan/index.html

個人情報保護法の経緯、法律条文、解説等

3.経済産業省

http://www.meti.go.jp/policy/it_policy/privacy/privacy.htm

経済産業省個人情報保護ガイドライン本体・概要等